Nebenkosten

In diesem Blog-Beitrag soll es darum gehen, welche Nebenkosten auf den Mieter umlegbar sind und wie sich die Vorauszahlung berechnen und die Abrechnung erstellen lässt. Es handelt sich dabei nicht um eine rechtliche Beratung sondern jediglich um rechtliche Empfehlungen.

Wenn Sie eine Eigentumswohnung besitzen, erhalten Sie bereits von der Hausverwaltung eine Nebenkostenabrechnung und einen Wirtschaftsplan für das Folgejahr. Aus diesen Dokumenten sind die auf den Mieter umlegbaren Nebenkosten bereits ersichtlich. In der Regel enthält die Nebenkostenabrechnung und der Wirtschaftsplan keine Grundsteuer und daher sollten Sie die Grundsteuer noch zu den Nebenkosten hinzuzählen.

Vermieter von Einliegerwohnungen, von Einfamilien-, Zweifamilien- und Reihenhäusern müssen die Nebenkosten selbst berechnen oder jemand externes damit beauftragen.

Umlegbarkeit

Gesetzlich ist die Umlegbarkeit der Nebenkosten im § 556 Abs. 1 BGB und im Betriebskostenkatalog (§ 2 der BetrKV - Betriebkostenverordnung) geregelt. Demnach sind alle laufenden Aufwendungen und Lasten des Mietobjektes, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen außer Instandsetzungs-, Instandhaltung-, und Verwaltungskosten, als Nebenkosten (im Gesetzestext wird hier von Betriebskosten gesprochen, gemeint ist dasselbe) auf den Mieter umlegbar. Die Bildung von Rücklagen für zukünftige Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie Bankgebühren oder Darlehenszinsen sind nicht auf den Mieter umlegbar. Umlegbar sind die folgenden Kosten:

• Öffentliche Lasten (Grundsteuer)
• Wasserversorgung
• Abwasser, Regenwasser
• Elektrizitätsversorgung (sofern Mieter dies nicht aus eigener Tasche bezahlt)
• Heizkosten
• Wartung Heizung
• Wartung Aufzug
• Straßenreinigung und Abfallentsorgung
• Winterdienst
• Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung und Allgemeinstrom
• Kaminkehrerkosten
• Gebäudeversicherungen
• Hausmeister oder -wart
• Wartung und laufende Gebühren gemeinschaftliche Antennenanlagen und Breitbandnetz (bis zum 30.06.2024)
• Zählermiete

In der Praxis gibt es jedoch einige Spezialfälle, die sowohl den Neben- als auch den Instandsetzungskosten zugerechnet werden können. Beispiel Heizung: Sie bestellen einen Heizungsmonteur, um den Brennraum zu reinigen und die Anlage auf Funktionstüchtigkeit zu prüfen. Dabei fällt auf, dass das Abgasrohr getauscht werden muss und der Monteur erledigt dies gleich Vorort. Während die Reinigung und Überprüfung laut § 2 Nr. 4 BetrKV umlegbare Nebenkosten sind, handelt es sich beim Tausch des Abgasrohres um eine Instandsetzungsmaßnahme, deren Kosten der Vermieter tragen muss. In solchen Fällen sollten Ihre Handwerker bitten Instandsetzungsmaßnahmen als extra Positionen auf der Rechnung auszuweißen bzw. zwei Rechnungen zu erstellen, damit Sie die Nebenkostenabrechnung formell richtig erstellen können. Dasselbe gilt für die Wartung von Aufzügen, Wärmepumpen, Solaranlagen oder Lüftungsanlagen. Bei einer Solaranlage ist beispielsweise die jährliche Reinigung der Panele umlegbar aber nicht der Austausch eines kaputten Wechselrichters.

Ausnahmen

Bei Instandhaltungsarbeiten bzw. Instandsetzungsarbeiten gibt es zwei Ausnahmen, die dafür sorgen, dass Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung auf den Mieter umlegbar sind. Wenn im Mietvertrag eine Kleinreparaturklausel vereinbart ist, trägt der Mieter die Reparatur an Gegenständen, die seinem Zugriff ausgesetzt sind wie Schalter, Steckdosen, Amaturen, Heizkörper, Kochvorrichtungen, Fenster- und Türgriffe sowie Rollläden, in der Immobilie bis zur Grenze für Kleinreparaturen (typischerweise 80 - 150 EUR).

Eine weitere Ausnahme sind mutwillige Schäden, die der Mieter verursacht. Wenn im Mietvertrag eine Haftungsklausel vereinbart wurde, können Sie Kosten, die durch die Instandssetzung von mutwilligen Schäden verursacht wurden, auf den Mieter umlegen.

Berechnung der Vorauszahlungen bzw. der Nebenkostenpauschale

Vermieter dürfen monatliche Vorauszahlungen bzw. eine Nebenkostenpauschale verlangen. Bei Gebäuden mit mehreren Wohnungen werden dabei die Gesamtkosten einer Position (z.B. Wasserversorgung, Winterdienst) mithilfe eines Umlageschlüssels auf die einzelnen Parteien umgelegt. Als Umlageschlüssel kann z.B. das Verhältnis der Wohnflächen dienen oder wenn in jeder Wohnung Wasseruhren vorhanden sind, das Verhältnis abgelesener Wasserverbrauch der Wohnung zu Gesamtwasserverbrauch aller Wohnungen.

Die zwei folgenden Excelsheets sollen Ihnen bei der Berechnung der Vorauszahlung bzw. Pauschale behilflich sein. Dabei können Sie entweder Abschlagsbeträge für das kommende Abrechnungsjahr oder historische Werte der vergangenen Jahre eintragen, die dann gemittelt werden.

Abrechnung

Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres sollten Sie eine Jahresabrechnung erstellen. Danach verfallen etwaige Rückforderungen bzw. Nachzahlungen. Die folgenden Excelsheets sollen Ihnen dabei behilflich sein.

Autor

Johannes Gerbershagen ist selbst privater Vermieter und teilt sein Wissen und seine Erfahrungen in diesem Blog.